Praktyczne podejście do analizy danych w HR

Wstęp

W obecnych czasach dość łatwo dostrzegalnym trendem jest opieranie decyzji biznesowych bazując na analizie informacji, a co za tym idzie danych, które gromadzi dana organizacja. Wskaźniki, które firma w ten sposób uzyskuje mogą w stopniu znaczącym wskazywać drogę, którą należy podążać oraz stanowić swego rodzaju drogowskaz w odniesieniu do procesów, które należałoby skorygować w przedsiębiorstwie. Kwestią zasadniczą jest to, czy w sposób synonimiczny możemy traktować nie tylko dane odnoszące się do realizowanych procesów, tudzież projektów wykonywanych przez organizację w sensie stricte prowadzonych w danej metodologii zarządzania projektami ale również, co nad wyraz istotne, do zarządzania zasobami ludzkimi, a w konsekwencji podnoszenia efektywności i jakości pracy. Nie bez kozery mówi się, iż w centrum każdej organizacji znajduje się człowiek. Innowacyjne oraz zyskujące coraz większą popularność nowoczesne podejścia dotyczące zarządzania organizacją oraz kwalifikacje samych managerów nie pozostawiają cienia wątpliwości, iż w świat zarządzania coraz śmielej zaczynają wkraczać dane w ujęciu holistycznym. Jest to dość łatwo dostrzegalne nawet wśród samych ogłoszeń o pracę, gdyż niemal każde dotyczące HR, w sekcji umiejętności oczekiwane od kandydata, zawiera zapis o oczekiwanej umiejętności logicznego myślenia oraz znajomości konkretnych programów ATS i/lub służących do analizy danych. Wnioskować można, iż informacja w dosłownym tego słowa znaczeniu zaczyna piastować coraz bardziej znaczącą pozycję w ujęciu HR.

Analiza danych w HR

„Rozpoczynając dywagacje na temat HR analytics jest to konsekwentne oraz planowe rozpoznawanie aspektów ludzkich rzutujących na egzekwowanie założeń organizacji ^[2]. Nie da się zaprzeczyć, iż departamenty odpowiadające za zasoby ludzkie w organizacjach w ciągu ostatniego dwudziestolecia przebyły długą drogę. Od założeń czysto intuicyjnych przechodząc na stopień zaawansowanych predykcji opartych o konkretne wskaźniki i twarde dane analityczne. Obecnie działy HR pełnią również strategiczne zadania mające na celu realizację celów organizacji, a co za tym idzie zajmują pozycję niejednokrotnie równorzędną z komórkami odpowiadającymi za realizację konkretnych projektów biznesowych. Można zatem zadać pytanie, co sprawiło, iż zmiana takiego formatu miała miejsce. Interpretacja opisanego stanu rzeczy jest prosta. Otóż zgromadzone, a później odpowiednio przeanalizowane oraz zaprezentowane dane, na podstawie których tworzone są algorytmy, mają wpływ na następujące aspekty związane z przedsiębiorstwem,

Nadzorowanie

personelu
schematu
współzależności

Projektowanie

efektywności
aktywności pracowników
intensyfikacji

Rokowanie

perspektywiczne
logistyczne
wyznaczniki zasadnicze

Funkcjonowanie

usprawnianie
konsolidowanie
koordynowanie ^[1]

Powyższe odnosi się z kolei do kwestii związanych z:

Wynagrodzeniami pracowników vs budżet– weryfikowanie założeń budżetowych i prognoza trendów w tym zakresie bazująca na wdrożonych systemach np. ERP.
Pomiarem oraz weryfikacją stanu kadrowego– analiza danych dotyczących mediany/ średniej zatrudnienia w odniesieniu do danych okresów w celach porównawczych i predykcyjnych. Może służyć także do pomiarów FTE (liczby realnie przepracowanych przez pracowników godzin) oraz fluktuacji i jej powodów.
Analizą kadrową – pomiar tego czynnika ma realny wpływ na wyniki i prognozy wyników firmy poprzez badanie nieobecności, zwolnień chorobowych pracowników jak również urlopów.
Rekrutacją – analiza danych w tym zakresie umożliwia usystematyzowanie procesów rekrutacyjnych.

Interpretując powyższe segmenty, w których obecnie wykorzystywana jest analityka HR nie sposób jest nie zauważyć jej wpływu na realizację założeń firmy, co z kolei przekłada się na to jak dana instytucja radzi sobie na rynku o coraz większej konkurencyjności i różnorodności. Wiedza w zakresie wynagrodzeń, rekrutacji czy szeroko rozumianych kadr oraz wyników umożliwia podejmowanie przemyślanych działań w zakresie kreowania strategii organizacji, a co za tym idzie realizowania bardziej ambitnych projektów. Nieoceniona jest w tym również rola oraz twarde kompetencje osób zajmujących się omawianą kwestią HR analytics. Znajomość narzędzi takich jak: PayReview, Tableau, ActiveTrack, czy też narzędzi z zakresu Power BI staje się coraz bardziej nieodzowna. Umożliwia dokonywanie analiz, predykcji oraz prezentacji danych w odniesieniu do obszarów takich jak: założenia i cele organizacji, dopasowanie pracowników do stanowisk, organizowanie szkoleń, priorytetyzację zadań, weryfikowanie dokumentacji pod względem prawnym, analizę kosztów. Trudnym jest poddać w wątpliwość wpływ uzyskanych wyników odnoszących się do wymienionych aspektów na kształt organizacji oraz jej założenia.

Nie mniej jednak sama analiza danych to nie całość procesu. Sama ich prezentacja ma równie istotne znaczenie. Wizualizacja danych, która ma przejrzysty i jasny charakter, będzie miała niebanalnie większy wpływ na decydentów w organizacji.

„W świetle badań, które przeprowadził G. Miller w 1956 roku – psycholog z Harvardu – szczególnego znaczenia nabiera wizualizacja przeanalizowanych danych. Uzyskane w wyniku analizy informacje powinny być przedstawiane w czytelnej, dogodnej dla użytkownika formie. G. Miller odkrył, że zdolność ludzi do przetwarzania informacji, manipulowania nimi oraz wykorzystywania ich do rozwiązywania problemów i podejmowania decyzji jest ograniczona pojemnością ludzkiej pamięci krótkotrwałej. Według szacunków Millera ludzie są w stanie zapamiętać w danej chwili 7 ± 2 elementów informacji. Liczba ta w zależności od informacji do zapamiętania (dźwięk, smak, obraz, liczba) waha się więc pomiędzy 5 a 9. Co ciekawe, porcja informacji do zapamiętania nie ma większego znaczenia. Taką samą przestrzeń w pamięci zajmuje litera, cyfra, liczba, słowo. Dlatego odpowiednia wizualizacja danych może istotnie poprawić percepcję informacji przez ludzi, co w konsekwencji prowadzi do skrócenia czasu niezbędnego na jej pozyskanie z systemów informatycznych” ^[3].

Podsumowanie

Zarządzanie HR jest w obecnych czasach ogromnym wyzwaniem. Wykorzystujące wcześniej techniki z obszaru psychologii dzisiaj zwraca się w stronę najnowszych technologii Data Science. Dostępność dużych zbiorów danych oraz metod z obszaru sztucznej inteligencji umożliwia przejście HR z people science do data science.

Badania wykazują, że firmy które wdrożyły zaawansowaną analitykę w obszarze HR poprawiły oraz zmniejszyły koszty zarządzania personelem w stosunku do ich konkurentów. Rosnąca rola i potencjał data science w HR jest nowym trendem. Czy stanie się ona w przyszłości oddzielną specjalizacją w ramach zarządzania ludźmi, czy będzie narzędziem pomocniczym, to przyjęcie jej założeń może być korzystne dla każdej organizacji.

Wykorzystywanie w procesie zarządzania ludźmi analizy obiektywnych danych i wskaźników, a nie przekonań i zachcianek osób mających władzę, może pomóc podejmować trafniejsze decyzje. Być może za jakiś czas zmieni się nazwa koncepcji, czy nastąpi rozwój w zakresie wykorzystywanych narzędzi. Jednak zaproponowane przez analitykę HR podejście do zarzadzania ludźmi, w którym zmagając się z problemami, bazuje się na analizie danych, wskaźników i faktów, będzie owocować, pozytywnie oddziałując na efektywność pracy organizacji. Dlatego też, warto zainteresować się koncepcją analityki HR i spróbować wyciągnąć z niej jak najwięcej korzyści, także i dla swojej firmy.

Podsumowując, analityka danych stwarza większe możliwości dostrzeżenia potencjału pracowników, zwiększa szanse na sukces biznesowy i upraszcza proces decyzyjny. Dane stanowią drogowskaz, który pokazuje kierunek, w którym organizacja powinna podążać bądź ten, którego absolutnie należy unikać. Warto wprowadzić narzędzie analityczne oraz przetestować moc danych w praktyce.

Tomasz Pasiut

Jakub Koczwara

Spis literatury

[1] Kania K, Stas T.: Wykorzystanie technologii Big Data i analizy danych we wspomaganiu procesów ZZL. ZZL (HRM), Karowice 2018, Nr.1

[2] S. van den Heuvel, T. Bondarouk.: The rise (and fall) of HR analytics: A study into the future applications, value, structure, and system support. Journal of Organizational Effectiveness: People and Performance, Sidney 2016, Nr.4

[3] Wyskwarski M.: Wizualizacja danych w organizacji gospodarczej. Zeszyty Naukowe Politechniki Śląskiej, Gliwice 2016, Nr.96