Rzeczywistość pandemiczna zaskoczyła i zmieniła życie społeczno- gospodarcze na całym świecie, a wiele firm musiało dostosować się do zupełnie nowej sytuacji. Część branż zamroziła swoją działalność, podczas gdy inne musiały natychmiast wdrożyć nowe rozwiązania. Wsparciem biznesu w tych zmianach okazały się działy HR, których rola w zarządzaniu kryzysowym, jak wynika z przeprowadzonego w kolejnej edycji badania „Wyzwania HR 2020”[1] była wręcz kluczowa dla organizacji (tak twierdzi 94% badanych), a HR zdał egzamin (również 94%). Dziś, z perspektywy roku, chcemy dokonać podsumowania, jakie dodatkowe obowiązki i zadania spoczęły na działach personalnych w związku z pandemią, a które były niezbędne dla zachowania ciągłości funkcjonowania zakładów. W artykule przedstawiamy zastosowane rozwiązania na przykładzie firm produkcyjnych, gdzie pracują autorki niniejszego opracowania.

Od początku 2020 roku niemal codziennie pojawiały się nowe obostrzenia i zalecenia rządowe, za którymi trzeba było nadążać i podejmować w firmach coraz to nowe działania, co w oczywisty sposób mocno angażowało działy personalne. Zgodnie z art. 207 § 2 KP[2] na pracodawcę został nałożony obowiązek ochrony zdrowia i życia pracowników poprzez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, stąd też pierwszym wyzwaniem było stworzenie i wdrożenie – we współpracy z działami BHP – zasad reżimu sanitarnego, tak aby z jednej strony zapewnić maksymalne bezpieczeństwo pracownikom, a z drugiej ciągłość procesów biznesowych. Opierając się na wytycznych opracowanych przez Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii wraz z Głównym Inspektorem Sanitarnym[3], aby w ogóle można było kontynuować działalność, w firmach, w których pracujemy, opracowano i wdrożono następujące procedury bezpieczeństwa:

• zadbano o zachowanie dystansu min. 1,5 m pomiędzy stanowiskami pracy poprzez wyznaczenie stref lub ścianek dystansujących,
• zapewniono środki ochrony indywidualnej wydawane przez pracodawcę – płyny dezynfekujące (wszechobecne), maseczki jednorazowe oraz wielorazowe, rękawiczki lateksowe,
• zlecano pracę zdalną (na stanowiskach administracyjno- biurowych) lub pracę rotacyjną, jeżeli było to możliwe ze względu na specyfikę działalności firmy,
• wdrożono bezdotykowe mierzenie temperatury u pracowników i gości przy wejściu do zakładu,
• maksymalnie ograniczano korzystanie z przestrzeni wspólnych, takich jak stołówki czy inne pomieszczenia socjalne,
• wdrożono prewencyjne odkażanie powierzchni w najczęściej uczęszczanych przestrzeniach,
• podpisano umowy z placówkami medycznymi w zakresie wykonywania testów na obecność koronawirusa dla pracowników zgłaszających złe samopoczucie lub z objawami mogącymi wskazywać obecność koronawirusa,
• wprowadzono zakaz wchodzenia na teren firmy dla osób niebędących pracownikami, za wyjątkiem niezbędnych wizyt (np. serwis maszyn i urządzeń),
• skorzystano z możliwości odroczenia początkowo o 60, a obecnie o 180 dni, terminów wykonywania badań okresowych medycyny pracy i szkoleń okresowych BHP, aby nie narażać pracowników na niepotrzebny kontakt i ryzyko, przy zachowaniu obowiązku wykonywania badań wstępnych i kontrolnych oraz szkoleń stanowiskowych[4]. Skorzystano także z możliwość szkoleń BHP w formie zdalnej.

W firmach produkcyjnych, gdzie z oczywistych względów nie ma możliwości zlecenia pracy zdalnej, pracownikom pracujących w systemach zmianowych dokonano skrócenia czasu pracy dla zachowania bezkontaktowego przekazania zmian oraz wprowadzono całkowity zakaz rotacji pracowników między zmianami. Wiązało się to z koniecznością przebudowania grafików.

Po pierwszych działaniach koncentrujących się głównie na zapewnieniu bezpieczeństwa pracowników, pojawiały się kolejne wyzwania – braki kadrowe. Mimo wdrożenia procedur i środków zapobiegawczych również naszych firm nie ominęła fala absencji spowodowana wnioskami o dodatkowy zasiłek opiekuńczy nad dziećmi do lat 8[5], zwolnieniami lekarskimi, nałożonymi kwarantannami i izolacjami domowymi. Zamknięcie granic ograniczyło możliwość zatrudnienia pracowników spoza Polski jak również problemy z delegowaniem pracowników za granicę.

Kiedy udało się wstępnie ustabilizować funkcjonowanie przedsiębiorstw w nowych warunkach, pojawiły się pierwsze programy pomocowe i tarcze antykryzysowe, co stanowiło kolejne wyzwanie dla firm i działów personalnych. Zmniejszenie wynagrodzeń, obniżenie wymiaru etatów czy nawet zwolnienia grupowe to decyzje, które niejednokrotnie były konsultowane i podejmowane w porozumieniu z pracownikami działów personalnych.

Sporym wyzwaniem początkowo wydawał się obszar rekrutacji – konieczna była zmiana mentalna i rezygnacja z dotychczasowych rozmów face to face na rzecz spotkań online. Jak pokazuje nasza praktyka bardzo szybko rozmowy rekrutacyjne z wykorzystaniem odpowiednich narzędzi IT (umożliwiających przeprowadzenie wideokonferencji) stały się codziennością. Takie rozwiązanie ma swoje zalety, jak oszczędność czasu oraz elastyczność co do terminu rozmowy, ale niesie ze sobą także ryzyko zatrudnienia niewystarczająco kompetentnego kandydata z powodu braku możliwości zweryfikowania umiejętności technicznych.

Pandemia z jednej strony ograniczyła liczbę oferowanych na rynku szkoleń i doprowadziła do zmiany ich formy ze stacjonarnej na szkolenia online, z drugiej zaś strony nowe realia sprawiły, że firmy w ramach polityki redukcji wydatków zmieniły plany rozwojowe pracowników- likwidując lub ograniczając budżet. Dla działów HR wiązało się to z jeszcze dokładniejszą weryfikacją firm szkoleniowych w zakresie jakości programów oferowanych szkoleń- ponieważ szkolenie zdalne nie zawsze dorównuje szkoleniom stacjonarnym, zwłaszcza przy bardziej złożonych kompetencjach i umiejętnościach.

Sytuacja wielu ograniczeń i obostrzeń wymusiła na działach HR nowe spojrzenie na potrzeby pracowników, co doprowadziło do przebudowania dotychczasowego systemu benefitów pracowniczych. Najlepszą rolę spełniły w naszych firmach programy kafeteryjne – platformy internetowe, za pomocą których pracownicy samodzielnie mogą decydować na co wydawać dostępne środki i nabywać produkty lub usługi drogą online. Jak pokazuje raport „Przyszłość wellbeingu i benefitów pracowniczych: nowe porządki” to właśnie systemy kafeteryjne zostały wskazane wśród najbardziej pożądanych benefitów w nowej rzeczywistości[6]. Ponadto system ten pełni świetną rolę w budowaniu zaangażowania i motywowania pracowników.

Komunikacja wewnętrzna stała się istotnym czynnikiem sukcesu w organizowaniu i kontynuowaniu efektywnej pracy podczas pandemii. To właśnie zespoły HRowe w naszych firmach odpowiedzialne były za wsparcie komunikacji poprzez zidentyfikowanie jakimi kanałami można dotrzeć do wszystkich pracowników (pracownicy z dostępem i bez dostępu do maila) oraz za przekazywanie informacji o podjętych działaniach, wprowadzonych zasadach czy też decyzjach dotyczących aktualnej sytuacji firmy.  Rola komunikacji wewnętrznej stale będzie rosła- jak pokazują badania[7] 90% pracowników oczekuje transparentnej i szczerej komunikacji w trakcie pandemii i tylko 20% badanych określiło, komunikację prowadzoną w ich firmach jako transparentną i szczerą.

Wiele wskazuje na to, że koronawirus i związane z nim negatywne konsekwencje dla rynku pracy będą nam towarzyszyły jeszcze przez dłuższy czas, ale to też najlepszy sprawdzian dla działów HR. Dzięki dotychczas podjętym działaniom pracownicy mogą mieć poczucie, że troska o ich bezpieczeństwo jest kluczową wartością dla firmy.

 

Elżbieta Oślizło, Specjalista ds. Personalnych i Komunikacji w Terez Performance Polymers Sp. z o.o.

Paulina Pęcak-Obłoza, Właściciel firmy Ekspert BHP

Agnieszka Sikora, Specjalista ds. Kadr i Płac w Keijsers Interior Projects Sp. z o.o.

 

————————-

[1] Badanie przeprowadzone przez  ICAN Research wspólnie z redakcją „ICAN Management Review” https://www.ican.pl/a/hr-w-dobie-pandemii/DFHshhsnf dostęp w dn. 06.02.2021r.

[2] Dz.U.2020.0.1320 t.j. – Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy

[3] Wytyczne dla funkcjonowania zakładów przemysłowych w trakcie epidemii SARS CoV-2 w Polsce https://www.gov.pl/web/rozwoj-praca-technologia/zaklady-przemyslowe dostęp w dn. 06.02.2021r.

[4] Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. z 2020, poz. 1842)

[5] Dodatkowy zasiłek opiekuńczy https://www.zus.pl/o-zus/aktualnosci/-/publisher/aktualnosc/1/dodatkowy-zasilek-opiekunczy-od-1-wrzesnia/3541264 dostęp w dn. 06.02.2021r.

[6] „Raport 2020. Przyszłość wellbeingu i benefitów pracowniczych. Nowe porządki” https://hrpolska.pl/uploads/artyku%C5%82y%202020/Raport_Activy-Przyszlosc_wellbeingu_i_benefitow_pracowniczych-min.pdf dostęp w dn. 06.02.2021r.

[7] Raport „Komunikacja firmowa w trakcie pandemii” https://greatdigital.pl/raport-komunikacja-firmowa-w-trakcie-pandemii/ dostęp w dn. 07.02.2021r.