Zdalny onboarding – potrzeba chwili czy efektywna praktyka?

Brak komentarzy

Photo by Ryan Mendoza on Unsplash

Zdalny onboarding – potrzeba chwili czy efektywna praktyka?

Proces onboardingu to działań, mających na celu przejrzyste i szybkie wdrożenie nowych pracowników w struktury firmy. Odpowiednio przeszkolony pracownik będzie potrafił skutecznie wejść w nowo powierzaną mu rolę, co może się przełożyć na pozytywną decyzję o przedłużeniu współpracy po zakończonej pomyślnie umowie na czas próbny (Bożek, 2017). W naszej opinii proces onboardingu wpływa w szczególny sposób na percepcję firmy przez pracownika. Coraz więcej pracowników postrzega umowę na czas próbny nie tylko jako okres, podczas którego pracodawca oceni w jakiej mierze kompetencje pracownika odpowiadają potrzebom zespołu/firmy. Coraz częściej postrzegamy ją jako czas dla pracownika potrzebny do podjęcia decyzji, czy chce pozostać w firmie, czy też „kontynuować karierę w strukturach innej organizacji”. Badania firmy Wynhurst Group (2014) pokazują, że w przeciągu pierwszych 45 dni od zatrudnienia aż 22% nowoprzyjętych pracowników z niej rezygnuje. Z doświadczenia możemy wymienić kilka przykładów powodujących szybkie odejście z firmy, m.in.: niedopasowanie do zespołu, rozczarowanie wynikające z poznania obowiązków zawodowych w praktyce, postrzeganie bezpośredniego przełożonego jako osoby niekompetentnej i niewspierającej, czy brak szans na awans w krótkim terminie.

Według Aleksandry Grochowskiej (2019) onboarding nie zaczyna się w momencie przyjścia nowego pracownika do biura, ale znacznie wcześniej, od momentu przyjęcia oferty pracy. Dlatego szczególnie ważne jest rozpoczęcie komunikacji z nowym pracownikiem, jeszcze zanim wejdzie w struktury firmy. Komunikacja ta może dotyczyć wprowadzenia do firmy, np. jak będzie wyglądał pierwszy dzień czy tydzień pracy. W przykładowym e-mailu można zawrzeć informacje, które pomogą pracownikowi zaadaptować się już od pierwszych chwil w firmie, a także zapoznać się z zasadami przyjętymi w miejscu pracy. Według autorki, informacje te powinny być ograniczone do absolutnego minimum i nie zawierać zbyt dużo (mogących przytłoczyć) szczegółów. Opis taki powinien zawierać: plan pierwszego dnia pracy, informacje dotyczące dress code panującego w firmie oraz dane osoby, która pierwszego dnia pracy będzie przewodnikiem pracownika, czyli pomoże mu rozpocząć niezbędne szkolenia, oprowadzi po biurze i przedstawi nowych kolegów/koleżanki prezentując działy, do których należą.

Pracownicy, którzy mają możliwość poznania „clou” firmy od pierwszych dni pracy, na przykład poprzez możliwość zobaczenia linii produkcyjnej, na której wytwarzany jest główny produkt firmy, sprawia, że zatrudniony pracownik szybciej utożsamia się z firmą. Tak jest w przypadku firmy Vesuvius[1], która w czasie onboardingu nowych pracowników placówki, która posiada linię produkcyjną rezerwuje czas w trakcie szkoleń na ich oprowadzenie (nawet tych pracujących na co dzień tylko w biurze) po dziale produkcji. W dobie pandemii SARS-CoV-2 i potrzeby zdalnego onboardingu powyższe rozwiązania mogą nie być możliwe dla większości przedsiębiorstw ze względu na pracę zdalną.

Przed dopuszczeniem do wykonywania pracy, każdy nowy pracownik jest zobowiązany odbyć szkolenie BHP składające się z instruktarzu ogólnego oraz stanowiskowego. Za przeprowadzenie instruktarzu ogólnego odpowiedzialny jest pracownik służby bezpieczeństwa i higieny pracy, osoba wykonująca u pracodawcy zadania tej służby albo pracownik wyznaczony przez pracodawcę posiadający zasób wiedzy i umiejętności zapewniające właściwą realizację instruktażu. Odbycie instruktażu ogólnego pracownik potwierdza na piśmie w karcie szkolenia wstępnego, która jest przechowywana w aktach osobowych pracownika.3

Ustawodawca przewidział kilka form, w których mogą się odbywać szkolenia BHP. Należą do nich: instruktaż, kurs, seminarium i samokształcenie kierowane. Szkolenie on-line jest uznawane za czwartą w/w formę, niestety nie jest ono dozwolone dla wszystkich osób. Pomimo pandemii SARS-CoV-2 do szkolenia wstępnego z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy w formie online nie mogą przystąpić wszyscy nowi pracownicy.4

Zgodnie z polskim prawodawstwem, aby móc rozpocząć pracę na danym stanowisku wymagane jest aktualne orzeczenie lekarskie o braku przeciwskazań do podjęcia pracy. W czasach pandemii SARS-CoV-2, jedna z dużych krakowskich korporacji[2], dopuszcza wykorzystanie orzeczenia lekarskiego wystawionego przez wcześniejszego pracodawcę, jeżeli nowy pracownik takowe posiada i jest nadal aktualne. W przypadku tej korporacji wypełnione formularze i kopie dokumentów, wymagane do rozpoczęcia pracy, muszą zostać dostarczone przez kuriera. Poniżej można znaleźć listę wymaganych dokumentów do rozpoczęcia pracy na stanowisku administracyjnym:

  • 1 egzemplarz podpisanej umowy o pracę
  • Kwestionariusz osobowy
  • Oświadczenie pracownika do celów obliczania zaliczek na podatek dochodowy
  • Oświadczenie PIT 2
  • Zgody na przelewanie wynagrodzenia na rachunek bankowy
  • Zgłoszenia do dodatkowej opieki medycznej
  • Zgłoszenie do dodatkowego ubezpieczenia
  • Informacji dla pracowników dotyczącej danych osobowych
  • Potwierdzenie zapoznania się z Regulaminami, Procedurami i Kodeksami obowiązującymi w firmie
  • Kopii dyplomów ukończenia studiów
  • Kopii wszystkich świadectw pracy
  • 1 zdjęcia w formie elektronicznej do stworzenia pracowniczego identyfikatora (do wysłania na adres e-mail).

Według Pauliny Leji (2020), kwestię sprzętu można rozwiązać dwojako: wysyłając go do nowego pracownika poprzez firmę kurierską albo uzgodnić z pracownikiem, aby rozpoczął pracę na swoim osobistym komputerze, jeśli komputer posiada odpowiednie zabezpieczenia. Co ważne ta pierwsza opcja pozwala na dostarczenie nowemu pracownikowi dodatkowych rzeczy, np. pakietu powitalnego lub dokumentów, których wysyłka może nastąpić nawet już po zatrudnieniu. Ta druga opcja może zostać odebrana jako mniej profesjonalna, ale czasem, na przykład w przypadku pracy w firmie na komputerze stacjonarnym, może okazać się lepsza.

Ciekawym przykładem wyróżniającym się wśród zdalnego onboardingu i wartym przytoczenia jest brytyjska agencja marketingowo – konsultingowa Ogilvy & Mather5, która podczas procesu onboardingu każdego pracownika, przesyła stylowy zestaw powitalny. Zawiera on m.in.: list powitalny, plan ewakuacji budynku firmy, przybory do pisania sygnowane logo firmy, jednak najbardziej tajną rzeczą w pudełku jest czerwona książka napisana przez Davida Ogilvy’ego (zdjęcie 1.). Książka ta nie jest dostępna w żadnym sklepie. Można ją zdobyć tylko, jeśli zostanie się pracownikiem firmy. Książka zawiera wiele przydatnych informacji dotyczących historii firmy czy dobrych praktyk pracy z klientem i jest to też pierwsze źródło, z którego pracownik może poznać misję i wizję firmy. Jak mówi Asim Naqvi (2017), Dyrektor Generalny w Ogilvy and Mather (oddział w Pakistanie), zrozumienie tych dwóch elementów jest dla firmy kluczowe[3] i stanowi ważny element onboardingu pracowników.

Zestaw powitalny dla nowych pracowników firmy Ogilvy & Mather

Zdjęcie 1. Zestaw powitalny dla nowych pracowników firmy Ogilvy & Mather (źródło: framme.com, dostęp z dnia: 06.09.2019)

Jak zapewnia Maja Gojtkowska (2020) zaopiekowanie się nowym pracownikiem wraz z profesjonalnym wprowadzeniem go do firmy jest obowiązkiem każdego szanującego się pracodawcy, ale w przypadku zdalnego onboardingu nabiera ono jeszcze wyższej rangi. Nowi pracownicy mają mnóstwo pytań i wątpliwości. W tradycyjnej, biurowej rzeczywistości zawsze mogą zadać je komuś, kogo tam spotkają. Pracując zdalnie, są ze swoimi wątpliwościami całkiem sami. Warto, aby nowi pracownicy (i osoby, z którymi muszą się zapoznać) mieli odgórnie ustawione spotkania w kalendarzu statusy i follow-up’y z przełożonym lub całym zespołem. W zależności od specyfiki firmy, onboarding może być wspierany na wiele różnych sposobów. Szczególnie pomocne są webinaria, wideokonferencje, komunikatory. Szereg takich narzędzi już teraz funkcjonuje w wielu firmach, tyle że nigdy wcześniej nie były w takim stopniu wykorzystane w procesie onboardingu. Przykładem narzędzi do planowania treningów dla nowego pracownika może być Microsoft Excel, czy kalendarz Microsoft Outlook. Istnieje wiele narzędzi do zdalnej komunikacji. Szczególnie popularnym w dobie pandemii SARS-CoV-2 jest: Webex, Skype, Fuze, Zoom, czy Microsoft Teams, które umożliwiają przeprowadzenie zdalnych szkoleń i wirtualnych spotkań 1:1, czy spotkań całego zespołu.

Jak podkreśla Anna Czyż (2020), reprezentująca firmę HAYS Poland „warto, aby pierwszy dzień pracy nowego pracownika wypełniony był potrzebnymi aktywnościami, ale też zakładał odpowiednio dużo przerw na przyswojenie informacji. Obok powitalnego spotkania online z menedżerem i zespołem, warto uwzględnić wspólne logowanie do systemów z IT, szkolenie z dostępnych technologii i narzędzie, kontakt z osobą odpowiedzialną za wdrożenie (tzw. buddy) oraz rozmowę z menedżerem.” Ważnym jest, aby w pierwszym dniu pracy wszystkie osoby zaangażowane w proces wdrożenia miały czas zarezerwowany na ten cel i działały zgodnie z ustalonym harmonogramem. Istotna jest przy tym otwartość na informacje zwrotne i bieżącą komunikację.

Amerykańska badaczka Talya N. Bauer (2013) zaproponowała rozbicie procesu adaptacji nowych pracowników na cztery poziomy, które nazwała „4 x C onboardingu”. Podejście to jest uznawane obecnie za standard i punkt odniesienia przy tworzeniu planów procesów onboardingowych.

 

Model „4 x C onboardingu”

Rycina 1. Model „4 x C onboardingu”, Talya N. Bauer (2013)

 

  • Poziom 1: Compliance (zgodność i procedury) – podstawowe szkolenia wymagane przez prawo pracy oraz szkolenia niezbędne do wykonywania obowiązków na danym stanowisku pracy.
  • Poziom 2: Clarification (doprecyzowanie obowiązków i oczekiwań) – upewnienie się, że nowy pracownik właściwie rozumie swoje nowe obowiązki i stawiane mu cele, jakie wyznacza mu pracodawca.
  • Poziom 3: Culture (kultura organizacyjna) – wprowadzenie pracownika w normy społeczne obowiązujące w nowym środowisku pracy, zarówno te formalne, jak i nieformalne: jak działamy, co robimy, a czego nie.
  • Poziom 4: Connection (więzi) – czyli wprowadzenie nowego pracownika do społeczności firmowej, jego integracja z zespołem, by możliwie szybko poczuł się jak u siebie.

Za jedno z największych przejawów braku troski zespołów HR uznawane jest zaniedbanie badania  doświadczeń odbiorców swoich działań (Gojtkowska, 2020), czy to w kontekście oceny procesu rekrutacji, czy procesu wdrożenia nowego pracownika w organizacji”. Proces zbierania informacji zwrotnej od pracownika to absolutna konieczność. Istnieje wiele narzędzi, które mogą wspierać badanie poziomu satysfakcji pracowników, mogą to być ankiety (Google Forms, Webankieta, Cultureamp), czy badania NPS (Net Promoter Score). Warto z góry zdecydować, na jakich etapach onboardingu pracodawca chce zbierać informację zwrotną od nowych pracowników oraz jaka forma będzie w danym momencie najskuteczniejsza. Bez wątpienia jednak warto zaplanować więcej niż jedną aktywność pomocną w uzyskaniu informacji zwrotnej.

W czasach pandemii zainteresowanie zdalnym wdrażaniem pracowników, a także wprowadzanie „Home-office” znacząco wzrosło, o czym świadczą np. Raport Devire na temat wpływu SARS-CoV-2 na polskie przedsiębiorstwa. Aż 67% firm nie oferujących pracy o charakterze zdalnym, zdecydowało się ją wdrożyć po wybuchu epidemii, a głównym powodem, dla którego pracodawcy nie zdecydowali się na taki tryb pracy, był charakter wykonywanych obowiązków. Być może jest to zwiastun zmian na rynku pracy, które już obserwujemy, a które mogą zyskać na sile w najbliższym czasie. W świecie, kiedy wiele firm walczy o talenty, chcąc nieustannie wyprzedzać konkurencję, kwestie przywitania nowego pracownika, wprowadzenia go do firmy oraz zbudowanie pozytywnych odczuć od samego początku współpracy są kluczowymi elementami lojalności pracowników a także budowania marki firmy. Wychodzenie naprzeciw potrzebom pracowników oraz kandydatów zwiększa atrakcyjność pracodawcy na rynku, co jest potęgowane przez fakt stale rosnącej siły Internetu, mediów społecznościowych, a także otwartej wymiany opinii na temat pracodawców przez społeczeństwo.

 

Bibliografia:

Bożek A. (2017) Wdrażanie nowego pracownika do zespołu (hrbusinesspartner.pl, dostęp z dnia: 15.12.2017)

Grochowska A. (2019) Onboarding pracownika. Kroki, które musisz podjąć (marketingibiznes.pl, dostęp z dnia: 23.01.2019)

Farren C. dla Wynhurst Group (2014) Help New Hires Succeed: Beat the Statistics (thewynhurstgroup.com, dostęp z dnia 27.05.2007)

Leja P. (2020) HRakterna środa – zdalny onboarding (blog.hellohr.pl, dostęp z dnia: 25.03.2020)

Naqvi A. (2017) An Exclusive Interview with Asim Naqvi, CEO – Ogilvy & Mather (monthlybrands.com.pk, dostęp z dnia: 11.07.2017)

Gojtkowska M. (2020) Zdalny onboarding – jak się za niego zabrać? (gojtowska.com, dostęp z dnia: 16.03.2020)

Czyż A. (2020) Zdalne wdrożenie pracowników (hays.pl, dostęp z dnia: 19.12.2019)

Bauer N. Talya (2013) Onboarding: The Power of Connection. SucessFactors, an SAP company

 

Opracowanie: Michał Baruch i Kamil Kucharski

Prosimy o nierozpowszechnianie tego artykułu na inne platformy bądź strony, oprócz platformy dla studiów podyplomowych HR BP, edycja 2019-2020.

 

[1] Vesuvius produkuje wysokogatunkową ceramikę, materiały ogniotrwałe i systemy kontroli dla wymagających zastosowań przemysłowych, por. https://www.vesuvius.com/

[2] źródło własne, umowa poufności.

3 Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 roku w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy.

4 https://www.infor.pl/, dostęp z dnia: 19.09.2014

5 www.ogilvy.com, dostęp z dnia: 21.05.2020